Viele Kunden schreiben lieber per WhatsApp als per E-Mail. Für ein Maklerbüro gehört WhatsApp aber nicht auf private Handys: Die geschäftliche Nutzung fällt unter die DSGVO, die Gespräche sollen beim Kunden dokumentiert sein, und das Team braucht gemeinsamen Zugriff. Dafür gibt es Lösungen auf Basis von WhatsApp Business mit Anbindung an MVP oder CRM.
Unsere Einschätzung als Herausgeber: InsurMagic passt, wenn WhatsApp das Hauptthema ist und Sie eine Lösung speziell für Makler mit vielen genannten MVP-Anbindungen suchen. meetergo passt, wenn WhatsApp Teil eines Systems mit Terminbuchung, Video und E-Signatur sein soll; WhatsApp ist dort nur im Premium-Tarif für 49,90 € netto pro Nutzer und Monat enthalten.
Dieser Ratgeber wird von der meetergo GmbH herausgegeben. meetergo bietet Software für Terminbuchung und Kundenkommunikation an und ist hier als Anbieter enthalten. meetergo ist kein Maklerverwaltungsprogramm. Alle Angaben stammen von den offiziellen Websites der Anbieter und Pools (Stand 9. November 2026). Wir haben keine Langzeittests durchgeführt. So entsteht diese Übersicht.
Die DSGVO gilt nicht für Verarbeitungen „zur Ausübung ausschließlich persönlicher oder familiärer Tätigkeiten“ (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Schreiben Sie als Makler mit Kunden, ist das keine private Tätigkeit. Dann sind Sie in der Regel Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Ein Punkt spricht besonders gegen das private Handy: Die WhatsApp-Nutzungsbedingungen für den EWR beschreiben eine Funktion, mit der regelmäßig die Telefonnummern aus dem Mobil-Adressbuch an WhatsApp übermittelt werden, auch die von Kontakten, die WhatsApp nicht nutzen (WhatsApp, Nutzungsbedingungen EWR). Liegen Kundendaten im Adressbuch, betrifft das auch sie.
Hinzu kommt der Alltag: Auf einem privaten Gerät sieht nur eine Person die Nachrichten, Urlaub und Krankheit werden zum Problem, und der Verlauf landet nicht in der Kundenakte.
Drei Arten, WhatsApp zu nutzen
Angaben zu WhatsApp aus den offiziellen Seiten von WhatsApp, abgerufen am 9. November 2026.
Variante
Was es ist
Für ein Maklerbüro
Private WhatsApp-App
Messenger für Privatpersonen
ungeeignet: kein Teamzugriff, Adressbuch-Upload, keine Dokumentation im MVP
WhatsApp Business App
laut WhatsApp für kleine Unternehmen gedacht, mit Unternehmensprofil, Begrüßungs- und Abwesenheitsnachrichten
für Einzelmakler ein Anfang; Dokumentation und Teamarbeit prüfen
WhatsApp Business Plattform über einen Anbieter
Schnittstelle für Unternehmen; Abrechnung pro zugestellter Nachricht je nach Land und Kategorie; Antworten innerhalb von 24 Stunden nach einer Kundennachricht ohne Gebühr
Grundlage für Team-Posteingänge mit Anbindung an MVP oder CRM
Auf der Business Plattform dürfen Unternehmen Gespräche nur mit freigegebenen Nachrichtenvorlagen beginnen und Kunden nur anschreiben, wenn diese ihre Nummer gegeben und eingewilligt haben (WhatsApp Business Messaging Policy). Ob ein Anbieter die Business Plattform nutzt und wer die Nachrichtengebühren trägt, fragen Sie beim Anbieter nach.
Datenschutz-Checkliste für WhatsApp im Maklerbüro
DSGVO
Vor dem Start
Geschäftliche Lösung statt privatem Handy, damit keine privaten Adressbücher übertragen werden und das Team Zugriff hat.
Einwilligung einholen: WhatsApp verlangt ein Opt-in, bevor Sie Kunden anschreiben (Business Messaging Policy). Halten Sie fest, wann und wie der Kunde zugestimmt hat.
AVV abschließen: Mit dem Anbieter der Lösung brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Prüfen Sie die Liste der Unterauftragsverarbeiter.
Drittlandübermittlung prüfen: Gehen Daten in ein Land außerhalb der EU, gelten die Bedingungen der Art. 44 ff. DSGVO. Fragen Sie den Anbieter, wo Nachrichten und Anhänge verarbeitet werden.
Datenschutzerklärung ergänzen: Informieren Sie Kunden, dass und wie Sie WhatsApp nutzen.
Inhalte
Im laufenden Betrieb
Gesundheitsdaten: Angaben etwa zu Vorerkrankungen sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO. Sie dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 greift, etwa eine ausdrückliche Einwilligung. Nutzen Sie dafür lieber ein sicheres Formular oder Portal.
Sicherheit: Zugriff nur für berechtigte Mitarbeitende, Geräte mit Sperre, Rechte bei Austritt entziehen (Art. 32 DSGVO).
Dokumentation: Beratungsrelevante Inhalte gehören in die Beratungsdokumentation (§ 61, § 62 VVG).
Aufbewahrung: Kaufleute müssen empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe sechs Jahre aufbewahren (§ 257 HGB). Klären Sie, welche Chats darunter fallen und wann gelöscht wird.
Klären Sie Einzelheiten mit Ihrer Datenschutzberatung. Diese Checkliste ist keine Rechtsberatung.
WhatsApp-Verläufe im MVP oder CRM dokumentieren
Als Makler müssen Sie die Gründe für Ihren Rat dokumentieren und dem Kunden vor Vertragsschluss in Textform übermitteln (§ 61 Abs. 1 und § 62 Abs. 1 VVG). Wenn Beratung per WhatsApp stattfindet, sollte der Verlauf deshalb nicht auf einem Handy bleiben, sondern beim Kunden im MVP oder CRM liegen.
Fragen Sie jeden Anbieter konkret:
Wird der Verlauf automatisch beim richtigen Kunden im MVP abgelegt, oder muss jemand exportieren?
Werden Anhänge wie Fotos und PDFs mit übertragen?
Welche MVPs sind angebunden, und für welche Daten?
Kann das Team einen gemeinsamen Posteingang nutzen?
WhatsApp-Lösungen für Makler
Reihenfolge: meetergo als Herausgeber zuerst. Angaben von den offiziellen Anbieterseiten.
Kommunikations-Suite
meetergo
Software-Suite für Terminbuchung, Videoberatung, WhatsApp, E-Signaturen und Kundenkommunikation, die laut Anbieter das bestehende MVP ergänzt. Die WhatsApp-App ist ein WhatsApp-Business-Posteingang mit KI-Agent.
Passt zu: Makler, die WhatsApp zusammen mit Terminbuchung, Video und E-Signatur nutzen wollen
WhatsApp-Kommunikation mit CRM-Seitenleiste Quelle
Tarif
nur im Premium-Tarif: 49,90 € pro Nutzer und Monat netto (Einstiegspreis 12 Monate), inklusive KI-Telefon; nicht in Light oder Suite Quelle
Anbindungen
Anbindung an AMEISE, Professional Works, aB-Agenta, DEMV, blau direkt und Fonds Finanz; Integrationsseiten u. a. für ams, Keasy, MeinMVP und VEMA Quelle
Laut Anbieter „die moderne, DSGVO-konforme WhatsApp-Lösung mit direkter MVP Integration“ für Versicherungsmakler in der DACH-Region, mit automatischer Dokumentation, KI-gestützten Nachrichten, Teamfunktionen und Kundenakte in WhatsApp.
Passt zu: Makler, die vor allem WhatsApp mit Dokumentation im MVP wollen
MVP-Anbindungen
genannt: MeinMVP, VEMA, AMS, Ameise, aB-Agenta, Professional Works, Keasy, Jung DMS & Cie. Quelle
Telefon
Telefonie und Terminbuchung über das separate Schwesterprodukt HalloFelix Quelle
Preise
keine Preise veröffentlicht
Hosting
Serverstandort auf der Startseite nicht genannt; Angabe „Made in Germany“ Quelle
Termine per WhatsApp vereinbaren geht auch ohne eigene WhatsApp-Lösung: bridge nennt das Teilen des Buchungslinks per WhatsApp (siehe Online-Terminbuchung).
Fragen und Antworten
Dürfen Versicherungsmakler WhatsApp nutzen?
Kein Gesetz verbietet WhatsApp für Makler. Für die geschäftliche Nutzung gilt aber die DSGVO, unter anderem mit Rechtsgrundlage, Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28) und Regeln für Drittlandübermittlungen (Art. 44 ff.). Dazu kommen die Dokumentationspflichten aus § 61 und § 62 VVG. Dies ist keine Rechtsberatung.
Reicht die WhatsApp Business App?
Für Einzelmakler kann sie ein Anfang sein. Prüfen Sie aber, wie Verläufe in die Kundenakte kommen und ob Kollegen Zugriff brauchen. Für Teams gibt es Lösungen mit gemeinsamem Posteingang und Anbindung an MVP oder CRM, etwa meetergo oder InsurMagic.
Darf ich Kunden per WhatsApp zuerst anschreiben?
Laut WhatsApp Business Messaging Policy nur, wenn der Kunde Ihnen seine Nummer gegeben und eingewilligt hat, Nachrichten zu erhalten. Außerhalb von 24 Stunden nach der letzten Kundennachricht sind auf der Business Plattform nur freigegebene Nachrichtenvorlagen erlaubt.
Was kostet WhatsApp für Makler?
Bei meetergo ist WhatsApp im Premium-Tarif für 49,90 € netto pro Nutzer und Monat enthalten (Einstiegspreis 12 Monate). InsurMagic veröffentlicht keine Preise. Auf der WhatsApp Business Plattform berechnet Meta zusätzlich Gebühren pro zugestellter Nachricht je nach Land und Kategorie; Antworten im 24-Stunden-Fenster sind laut WhatsApp kostenlos.
Kann ich Gesundheitsfragen per WhatsApp klären?
Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Ohne klare Rechtsgrundlage, etwa eine ausdrückliche Einwilligung, sollten sie nicht über WhatsApp laufen. Ein gesichertes Formular oder Kundenportal ist dafür meist besser geeignet. Dies ist keine Rechtsberatung.
Alle Seiten abgerufen am 9. November 2026. Die Checkliste ist ein redaktioneller Hinweis und keine Rechtsberatung.
Diesen Eintrag zitieren
Software für Versicherungsmakler. „WhatsApp für Versicherungsmakler“. meetergo GmbH. Inhalt geprüft am 9. November 2026. https://software-fuer-versicherungsmakler.de/whatsapp/